Система TDMS предназначена для коллективной работы и имеет развитые функции адаптации рабочего места пользователя и управления правами доступа в целях разделения полномочий, уровней ответственности и защиты информации от несанкционированного доступа.
Работая в TDMS, пользователи обладают регламентированными возможностями по работе с информацией, определяемыми базовым набором функций и сервисов, предоставляемыми платформой, различными настройками системы и правами доступа.
Каждый пользователь системы может осуществлять навигацию по разделам дерева объектов и другим панелям системы, принимать и отправлять почту, производить поиск информации, а также производить настройку интерфейса, личных данных и средств просмотра файлов.
В соответствии с ролевыми функциями и ограничениями, задаваемыми профилями, пользователи могут запускать определенные команды, создавать и использовать определенные выборки, осуществлять операции импорта / экспорта данных. Профили пользователей также ограничивают набор методов управления и доступных типов объектов в контекстных и динамических меню, отвечают за видимость атрибутивных форм ввода, настройку рабочих столов и др.
Атрибутивная и файловая информация инкапсулирована в объектах системы. Доступ к информации имеет различные виды ограничений и определяется правами текущего пользователя на выбранный объект. Права пользователя на объект формируются путем сложения прав, образованных административными полномочиями, набором ролей пользователя, статусом объекта, а также рядом правил, определяемых при настройке системы.